¿Los documentos de archivo ocupan cada centímetro de espacio no utilizado en su oficina? ¿Están a salvo y seguros o están metidos en un rincón, vulnerables al fuego, al robo y a los animalitos hambrientos? ¿Tiene que buscar entre pilas de papel para encontrar un recibo comercial importante? Es un nuevo año, tal vez sea hora de encontrar una nueva forma de organizar y proteger este valioso material. Piense en utilizar una el alquiler de galeras pequeñas en Panamá que le ofrece MEGA Storage.
El alquiler de una o varias unidades de almacenamiento es una solución confiable, segura y económica para este problema. La seguridad de nuestras instalaciones es altamente confiable. Además del cercado perimetral, CCTV e iluminación mejorada, contamos con un servicio de vigilancia 24/7.
Antes de almacenar
El clima controlado es imprescindible
El almacenamiento climatizado evita que las temperaturas extremas dañen su documentación. Una unidad con clima controlado generalmente se mantiene a una temperatura estable que evita la humedad, el moho y los hongos, que pueden dañar permanentemente sus documentos.
Decida qué conservar, triturar y reciclar
Comience con este proyecto de almacenar sus documentos en una unidad en alquiler de galeras pequeñas en Panamá separando los documentos comerciales y personales y luego cada una de estas categorías en tres pilas: Conservar, Triturar y Reciclar.
- Conservar: Estos son los documentos importantes que debe conservar de forma permanente o hasta que sea el momento de deshacerse de ellos.
- Triturar: Estos son documentos y materiales confidenciales que ya no necesita, pero que deben destruirse para proteger la privacidad.
- Reciclar: Estos son documentos que no son confidenciales y pueden entregarse en una instalación de reciclaje.
¿Cómo organizar los documentos?
Si planea almacenar los documentos personales, querrá organizarlos por tipo: documentos legales, artículos sentimentales (esas pequeñas obras de arte que desea conservar para siempre) y materiales fiscales y financieros.
La mejor manera de archivar la mayoría de los documentos comerciales es por año. Una vez que haya terminado de organizar, piense en las opciones de archivo que los protegerán para que no se aplasten o arruguen durante el almacenamiento.
Proteja sus documentos con archivadores y cajas de almacenamiento
- Archivadores: Los gabinetes verticales serán más eficientes en espacio en una unidad de almacenamiento, pero los gabinetes laterales pueden funcionar para sus necesidades.
- Estantes de almacenamiento con contenedores o cajas: Las cajas y los contenedores son más fáciles de transportar y mucho menos costosos que los archivadores. En Embalaje MEGA Storage podrá encontrar las cajas adecuadas para guardar sus documentos personales o comerciales.
Planifica un diseño organizado
Crea un plan general de cómo vas a organizar los documentos en tu unidad de almacenamiento. Idealmente, cualquier cosa a la que necesite acceder con frecuencia debe colocarse en la parte delantera de la unidad. Deje espacio en el medio de la unidad para facilitar el acceso.
- Cree un inventario de contenido: Numere sus archivadores y cajas, y desarrolle una lista maestra que identifique la cantidad y los tipos de documentos almacenados. Esto suena tedioso, pero se alegrará de tener esta lista cuando esté buscando un artículo específico.
- Haga un mapa de su unidad: Haga un mapa de sus cajas y archivadores, y de su contenido, colóquelo en un portapapeles y cuélguelo en un lugar visible de su unidad. No hay necesidad de ser demasiado técnico, un boceto dibujado a mano funcionará. Esto hará que sea más fácil encontrar los artículos que están en la parte de atrás.
- Múltiples usuarios: Si más de una persona está usando la unidad, no está de más agregar un registro de entrada/salida en un portapapeles separado.
A medida que crece su negocio y se expanden sus documentos personales, el alquiler flexible de mes a mes de MEGA Storage le permite mudarse a un espacio más grande o pequeño. Si resulta que necesita menos espacio en el futuro, esa misma flexibilidad le permite reducir el tamaño.
Nuestros colaboradores están siempre disponibles asesorarlo en el alquiler de galeras pequeñas en Panamá, contáctenos.